36 heures en pleine crise

« Une crise, c’est une situation soudaine qui submerge l’entreprise. Celle-ci ne peut pas y faire face en utilisant ses procédures habituelles et peine à maîtriser l’information », explique Pierre Vivien, de l’Agence d’intelligence économique de Franche-Comté¹ (AIE-FC). Cet organisme, en collaboration avec la société 2PIE², est à l’origine d’une formation intitulée « initiation à la gestion de crise » dont des étudiants en dernière année d’école d’ingénieur à l’ISIFC et en licence professionnelle spécialité Assistant marketing et communication de l’IUT Besançon-Vesoul ont bénéficié les 23 et 24 octobre dernier.

Arrivés au Foyer Sainte Anne de Montferrand-le-Château avec valises, sacs à dos, couettes et aliments à haute teneur énergétique, ils étaient prêts à endosser, pour 36 heures d’affilée, le rôle des membres d’une entreprise fictive confrontés à une situation hors normes.

La simulation a démarré sur les chapeaux de roues : à peine les cinq équipes étaient-elles constituées que le premier e-mail tombait, annonçant un décès impliquant peut-être la responsabilité de l'entreprise. Les étudiants ont dû rapidement s’organiser en cellule de crise en faisant appel aux principes acquis lors d’une session de formation préalable.

Isolés chacun dans une salle, les groupes étaient libres de se coordonner et de se répartir les rôles : leader, porte-parole, gardien du temps… « Nous cherchons à équilibrer la composition des équipes, en répartissant ceux et celles que nous identifions comme meneurs, mais il arrive que des personnalités se révèlent dans ce genre de situation », remarque Steeven Flores, de l’ISIFC.

De nombreux rebondissements

Le rôle de la cellule de crise est de préparer des réponses adaptées pour le compte des décideurs. Ainsi, pendant deux jours, les étudiants ont dû élaborer de nombreux documents à la demande de leur hiérarchie dont le rôle était joué par des enseignants, des gendarmes et des membres de l’AIE. Installés à distance dans un quartier général, ceux-ci pilotaient les groupes par téléphone ou par e-mail en les informant sur les évènements selon un scénario précis et minuté.

Comme dans la réalité, tout n’a pas marché comme prévu et les membres de la cellule de crise ont été confrontés à des problèmes de connexion Internet et à de nombreux évènements parasites. « Il s’agit de tester leur capacité à cerner les priorités et à éviter de perdre du temps sur des choses non-urgentes », précise Pierre Vivien. Le scénario était ponctué de rebondissements passablement stressants comme cette perquisition, par des gendarmes, au beau milieu de la nuit, avec saisie de certains ordinateurs… Un drame pour ceux qui n’avaient pas pensé aux sauvegardes.

Les groupes ont également dû gérer plusieurs conférences de presse, avec leurs aléas : qui prend la parole si la personne qui était censée s’adresser aux journalistes est retenue ailleurs à la dernière minute ? Comment réagir face aux questions inattendues d’un journaliste ?

Des équipes sous surveillance

Tout au long de l’exercice, des observateurs passaient régulièrement dans les salles pour évaluer l’organisation, la sécurité… Au quartier général, les remarques ont fusé : « dans tel groupe, ils ne contrôlent pas les allées et venues », « ils ne mettent pas le haut-parleur quand ils reçoivent un appel, on risque une mauvaise transmission de l’information », « ce n’est pas le leader déclaré qui assure le leadership, on risque un conflit », « tel groupe manque de cohésion, tel autre de dynamisme ». Même la répartition des postes de travail dans l’espace a été analysée pour faire un retour critique aux étudiants.

Ceux-ci ont également été évalués sur leur capacité à s’organiser, sur la qualité des documents qu’ils ont produits et sur la cohérence globale de leurs réponses. La simulation s’est achevée par une restitution au cours de laquelle ils ont exposé à leurs dirigeants leurs actions et leurs projets pour sortir l’entreprise de la crise. « Ils ont rarement de bonnes notes, mais ce n’est pas grave dans la mesure où il s’agit d’une initiation. Ils retiennent beaucoup de leurs erreurs », constate Nadia Butterlin, directrice de l’ISIFC.

Si les élèves ingénieurs des promotions précédentes avaient bénéficié de cette formation, c’était une première pour ceux de la licence professionnelle spécialité Assistant marketing et communication. Françoise Simonot, responsable de cette licence, déclare : « Nos étudiants sont amenés à devenir chargés de communication dans les entreprises régionales, qui sont des PME industrielles, technologiques, peuplées d’ingénieurs. Le fait qu’ils aient pu confronter leurs points de vue avec des élèves ingénieurs est très intéressant. Nous sommes au cœur de notre cible. Nous avons de la chance, car peu d'universités peuvent faire bénéficier leurs étudiants d'un dispositif aussi original et qui mobilise autant de professionnels extérieurs.»

Les étudiants sont sortis épuisés mais contents de cet exercice complexe et extrêmement formateur.